Dijital imza teknolojileri ile belki noter kavramı ortadan kalkacak ama noterlerin hala işlevsel olduğu bir dünyada şimdilik bu sistemi nasıl E-Noter ile daha kullanıcı ve doğa dostu hale getirebiliriz ona bakalım.
Online Başvuru
Bugün bir çok devlet kurumunun desteklediği online başvuru ve online işlem imkanları ne yazık ki henüz noter işlemleri için yok. Notere gittiğimizde en çok karşılaştığımız sorun uzun sıralar olmakta. İkincisi ise sıra bize geldiğinde basit bir vekalet için bile gerekli bilgilerin kağıda aktarılması için geçen vakit oluyor.
Eğer noterlerde en çok yapılan, gayet standart olan işlemlerin ilk başvurusu online alınabilirse hem noterlerdeki yığılmalar azalabilir hem de noter çalışanlarının klavye/daktilo iş yükü hafiflemiş olur.
Örneğin araç alım/satım vekaleti için gerekli tüm bilgiler online olarak girilir, bir takip numarası alınır. Herhangi bir notere gidip takip numarası verildiğinde noter çalışanının ekranına tüm bilgiler düşer, kısa bir kimlik kontrolü ile direkt yazıcı çıktısı alınıp imzaya gidebilir. Havaalanlarındaki hızlı işleyen online check-in bankoları gibi online başvuru yapmış olan kişilere noterde bir “hızlı gişe” de olabilir.
Online Dijital Arşiv
Noterden aldığımız bir kağıdın fotokopisini alıp saklayabiliriz. Yevmiye numarasını biliyorsak da notere gidip kopyasına ulaşabiliriz. Ama ilk etapta kopyasını almayı unuttuysak ne olacak? E-devlet portalı üzerinden kimlik bilgilerimize bağlı tüm noter evraklarının PDF haline ulaşabiliyor olmak faydalı olmaz mıydı? Kime ne zaman vekalet vermiştim, vekalette süre var mıydı? vs gibi sonradan aklımıza gelen sorulara kolayca cevap bulabilirdik.
Online arşiv sadece kullanıcılar için değil noterler için de faydalı olacaktır. Online arşive atarken eğer sistem imzalı damgalı son halini PDF formatında atarken, noter çalışanının ilk hazırladığı henüz imzalanmamış halini de DOC gibi sonradan kullanılabilir bir formatta kaydederse tekrar eden isteklerin de karşılanması hızlı olur. Bugün, notere şu vekaletin aynısından istiyorum dediğinizde yetkili oturup tüm sayfayı en baştan yazıyor.
Dijital olarak saklanan dökümanlar arama imkanı da tanıyacaktır. Bugün “şu kişinin isminin geçtiği vekaletler” desek sonucu alabilmemizin imkanı yok.
E-Noter
Noter kavramının kalkmasından önceki basamak budur diye düşünüyorum. Noterde işlemi yapıyoruz, imzalı damgalı kağıdımızı alıp ilgili kişi veya kuruluşa fiziksel olarak teslim ediyoruz. Peki noterde işlemi yaptıktan sonra bu kağıt dijital olarak ve noter tarafından dijital olarak imzalanmış şekilde direkt olarak ulaşılabilir şekilde online sisteme yüklense, fiziksek kağıt yerine ulaşım için bir kod verilse? Aslında bugün işleyen e-reçete kavramının noter dünyasına uygulanmış hali diyebiliriz. Kağıt al, ilgili kişiye ilet, ilgili kuruma götürsün… tüm işlemlerde zaman kaybı var. Ben noterde işlemi yaptığım an trafik şubesinde vekaleti e-noter sisteminden neden göremesinler?
Noterlik konusunda bu gelişmeler olur mu konusunda çok da ümitli değilim. Temel sebebi de motivasyonun olmaması. Noterleri görüyoruz. Çalışanları geçtim, çoğunun mobilyaları bile 30+ yıllık. Gelenlerin eli mahkum, paşa paşa bekleyecekler, paşa paşa noter tasdikli kopyası için sayfa başına ciddi para ödeyecekler. Fiyat sabit, noterden notere değişmiyor. Rekabet yok, alternatif yok. Böyle bir ortamda sistemde geliştirme yapılması için karar vericilerin vizyon sahibi olup teknoloji çağını takip eden noter kavramı için ellerini taşın altına koymaları gerekmekte.
Hem halka hem de çalışanlara getireceği kolaylığı geçtim, sadece ormanlarımızı korumak için bile elektronik ortama geçiş ve E-noter bence şart.
Hadi bakalım…
Bugün kağıtla yapılıp yarın elektronik yapılacak her iş ormanlarımızın korunması demek!